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「『今知るべき』情報が集まるセミナー」のセミナーレポート

始まった強制テレワーク、各社はどう動いている?
~テレワークや働く場所、今後のオフィスの在り方について~
【前編】

投稿日:2020-06-10

新型コロナウィルス感染対策として在宅勤務が必須となり、テレワークに取り組む人が急増しています。今まさにテレワークに関する知見や事例が蓄積されているタイミングであるとともに、働く場所や今後のオフィスの在り方を考えるターニングポイントに私たちは期せずして立たされているともいえます。
そこで、今回は2社の企業様をお招きして、自社の取り組みや在宅勤務の課題や悩みなどタイムリーな話題についてオンラインセミナーという形式で語っていただきました。同じような悩みを抱える参加者様も多かったようで、この日ご参加くださった200名弱の方からはオンラインセミナーの最中にもチャット上で活発な意見や質問のやり取りがされていました。それでは、当日の様子をご覧ください。

前編では、各社の取り組みについて紹介していきます。

テレワークのNew Normalに向けて
~Before COVID19から考える~

スピーカー紹介

株式会社ザイマックス不動産総合研究所
主任研究員
石崎真弓

リクルート入社後、リクルートビルマネジメント(RBM)にてオフィスビルの運営管理や海外投資家物件のPM などに従事。2000年RBMがザイマックスとして独立後、現在のザイマックス不動産総合研究所に至るまで一貫してオフィスマーケットの調査分析、研究に従事。近年は、働き方と働く場のテーマに関する様々な調査研究、情報発信している。詳しくはこちら



「今も在宅勤務が続いている方が多いと思いますが、Afterコロナではどのようにオフィスに戻るのか、今回のテレワークで学んだことをどう活かすのか、オフィスのあり方、使い方をどうしていくかなど、関心テーマが増えていると思います。登壇企業様にご登場いただく前に、私の方からイントロダクションとしてBeforeコロナのオフィスワーカーの通勤実態とテレワークに関する調査結果についてお話しさせていただきたいと思います。

まず、2019年秋時点でのテレワークに関する調査では、
「テレワークできるサードプレイスオフィスを会社が用意してくれている」と答えたワーカーは、13.4%にとどまっていました。ザイマックスとしてはこの数字を増やすべく、都心と郊外にサテライトオフィスサービスZXY(ジザイ)の拠点を拡大してまいりました。
その矢先に新型コロナウィルス感染対策として在宅勤務がいっきに広まり、今では東京都内では約5割がテレワークをしているという調査も出ています」


「続いて、通勤ストレスについてです。
今年は東京オリンピックパラリンピックの混雑緩和のために時差出勤が推奨されていたこともあり、我々は首都圏の通勤事情に注目し調査を続けてきました。
その結果、
・首都圏オフィスワーカーの平均通勤時間は片道約50分であること
・都心に通う人ほどストレスが高く、都心集中が高ストレスを生んでいたこと が分かりました。
※詳細な調査結果のデータは是非こちらのサイトをご覧ください。→ザイマックス総合研究所「働き方×オフィス 特設サイト」

私も3ヶ月近くテレワークをしていますが、毎日往復1時間半かかっていた電車通勤がなくなって通勤ストレスは無くなりました。ですが、仕事のオン・オフの切り替えがしづらい、仕事に適した設備環境がないなど別のストレスは生まれていて、それとどううまく付き合っていくか新たな課題です。

ところで、そもそもテレワークの導入意義とはなんでしょうか?
時間の効率化や長時間労働の是正だけでは意味がなく、それを裏付けるように、ワークライフバランス向上や働き方の満足度が上がるほど、生産性向上を実感できる傾向が出ています。そういう意味でも、ワーカーのニーズをどう捉えるかが重要な視点になるはずです。

下の図をご覧ください。着目すべきは、ワーカーの約75%が職住近接を希望していることです。しかし、実際はどうでしょう?オフィスの8割弱が都心5区に集中していて、大多数が住む郊外には依然として少ない状況です。
Afterコロナでは、都心に毎日通い続けるスタイルに戻ってしまうのでしょうか?これからはワーカーのニーズを踏まえて、働く場所の選択肢が広がるといいのではないかと考えます」
本来、ワーカーは自宅近くで働きたい

「最後に、今後の働く場についてのテーマを挙げて、終わりたいと思います。(下図参照)
今後の視点・考えられるテーマ

これら以外にも課題はさまざまあると思いますし、答えも方向性も1つではないでしょう。
短期的な課題としては、今後オフィスにどう戻るのか、出社と在宅勤務のバランスなど、幾つかのフェーズや議論を経ながら試行錯誤が続くはずです。中長期的な目線でみても、これまで主流だったオフィス集約の流れから一転して“オフィス分散”というワードが聞かれるようになりました。これがどういう方向に進むのか?
ご登壇企業様にもお聞きしてみたいと思います」

Beyond Borders 新しい働き方改革への挑戦〈分散型ワークへの取り組み〉

スピーカー紹介

NECネッツエスアイ株式会社
総務部オフィス管理グループ グループマネージャー
平戸健二

1995年入社。人事部に配属となり、人事制度、採用、労政など人事業務全般を経験した後、2010年の本社移転時に総務部へ異動となり、不動産・オフィスの管理・運用業務に携わる。2019年からのオフィス改革プロジェクトにおいてはPMOの1員としてオフィスの構築、働き方改革に取り組んでいる。



「本日はよろしくお願いします。早速、当社のオフィス改革の歩みからご紹介します。
実はNECネッツエスアイでは2007年から積極的なオフィス改革に取り組んできました。例えば、本社を品川から飯田橋に移転するのに合わせてペーパーレス化を実施、30%の紙を削減しました。そして、オフィス改革スタートから10年後の2017年にはテレワーク制度を全社へ導入、WEB会議システムzoomを国内でいち早く導入し、日本の代理店第一号となった経緯があります。

今は“共創ワーク”(※)をテーマに掲げて、能力を最大限に発揮しながら自律的に働き、目的にあわせて働く場所を選べるオフィスづくりに取り組んでいます。
※共創ワークとはNECネッツエスアイが提唱する、場所や時間などの制約や固定化された執務・会議スタイルから解放され、いつでもメンバーがつながり意思決定・議論・コラボワークをスピーディかつ柔軟に実現する新しい働き方を指します。

具体的には、本社の面積を60%削減し、一極集中していた機能をいくつかのオフィスに分散しました。これを分散型ワークと呼びます(下図参照)」
分散型ワーク

分散型ワークの概略図。中央下にあるのが専有サテライトオフィス“アクティビティ・ベース”。立川や横浜、柏など首都圏7ヵ所に配置されている。

◆本社を一気に半分以下にしたのも驚きですが、興味深いのは“分散型ワーク”という働き方です。
「石崎さんの話にもあったように、我々も長時間通勤のストレスは問題視していました。
だから、『もしも自宅近くにワークプレイスがあって、zoomなどICTツールを駆使して働けるのなら、みんながみんな長時間通勤して本社に集まる必要はないんじゃないかな?』と考えたんです。

そして、『会議もセミナーもマネジメントも、ICTツールで補完すればほとんどの業務ができる!』と決断し、東京郊外や神奈川・千葉・埼玉の主要駅に7か所のサテライトオフィス(名付けてアクティビティ・ベース)を新設しました。本社まで長距離通勤していた約半数にあたる166名のスタッフを、自宅の最寄りのアクティビティ・ベースに勤務地変更したんです。

その結果
・平均片道通勤時間50分だったのが、片道平均25分に半減
・本社勤務スタッフが366名から166名に半減
・定期代のコストダウン(中には12万円が3万円までに減った社員も!) など大きな変化がありました。
ただし、本社の床面積を60%減らしたとお話ししましたが、オフィスにかかるトータルのコストは減らしていません。その分のコストは日本橋オフィスや分散型オフィスの方へ振り分けたからです。

◆しかし、業務内容が本社にいた時と変わるわけではありません。大勢が離れ離れになり業務に支障は出ないのでしょうか?
「はい。働きやすさはかなり考慮してインフラ設計しました。更に、本社から離れるわけですから『私たち追い出されちゃったの?!』などとは思わせないようにも気を配っています。上司が飯田橋本社にいて、部下は柏オフィス勤務、というケースも多いので、離れていてもコミュニケーションを取りながら仕事できる点も重視しています。だから、分散型ワークにはマネジメントやコミュニケーションを補完するICTツールが欠かせません(下図参照)。例えば、コミュニケーションやタスク管理にはslackやWrikeを。web会議にはzoomなど日常的に使っています」
ICTツール

「他にも、7か所のアクティビティ・ベースが常時接続しているモニターはかなりの優れもの。近寄って声を掛ければ、他拠点の社員とすぐに話が始められるんですよ。

以前、本社のマーケティング系の社員が、家庭の事情で函館に引っ越さなければならなくなりました。普通であれば北海道支店に異動か退職の可能性もありえましたが、今も本社所属のまま函館で勤務しています。実は、現地のワーキングスペースを会社が借りて、毎日zoomで本社と函館を繋いで働いているんです。私もよくやり取りしますが、お互いが遠い場所にいることを全く感じずに仕事できてますね」
コミュニケーションツールと概要
 
同社が活用するICTツールの一例。分散型ワークにはクラウドツールが必須、特にzoomは重要でテレワークの促進剤的存在だという。下から4行目の「電話取次自動化サービス」は名前や要件を自動認識して固定電話から個人のスマホに転送してくれる優れもの。

◆とても順調に進んだように見えますが、壁はなかったのでしょうか?
「マネジメントや制度など、実に色々な問題はありました。でも、トップ主導で『課題出るのは分かっているからとりあえずやってみなさい。それから1つずつ潰していけばよい』という方針でしたから、ある意味、背水の陣で挑みました。
そして、今回数ヶ月、在宅勤務を続けてみて出てきた課題が3つあります」

①アクティビティベースの閉鎖
「今回、原則在宅勤務になってアクティビティベースが使えなくなってしまったのは想定外でした。当初の想定では、非常時でも事業を継続させられるのが分散型ワークのメリットの1つだったのですが…。在宅勤務が難しい社員もいるので緊急事態宣言が解除されたら早く再開したいですね」
アクティビティベース

千葉県柏市にあるアクティビティ・ベースの様子。社員の最寄駅を分析し、複数路線が乗り入れている駅から徒歩5分以内、などの条件に基づき、ストレスフリーで快適なオフィスを新設した。集中ブースやシェアワークスペース、Zoom会議ブースなど利用者視点に立って設計されている。

②運動不足・健康管理
「健康管理の問題、運動不足がかなり深刻になっているようです。相当太ったとかお菓子ばっかり食べちゃうというのがあるので、人事と協力して取り組まないといけませんね」

③出社しないといけない業務、職種
「他の企業さんも同じかもしれませんが、当社でも契約書や収入印紙の捺印、請求書支払い、宅配便受け取りなどシステムで解決できない問題が残っています。実は、今日私が出社しているのも郵便物の受け取りを兼ねてるんです。そのため、DocuSignというサービスを利用した契約書や請求書の電子化も進めています。また、営業職やスタッフは9割近くテレワークができていますが、決算時期の経理や物流関係の社員、客先へ出向く保守系の社員などは3割くらいは出社が必須なのは課題だと感じています」

帝人株式会社における(全員)テレワークの取り組み
~新型コロナウィルス感染拡大防止対応~

スピーカー紹介

帝人株式会社
人事部労政グループ 兼 業務変革推進室
森上正和

2006年新卒入社。一貫して人事・勤労系のキャリアを積んでおり、これまで事業所の人事勤労、本社での制度企画・運営、労使交渉窓口、人事システム再構築PJなど、様々な業務を担当。2017年より働き方改革推進部署に参画。テレワークなど制度自体の設計・運営の他、RPA・チャットボットなどITツールの活用推進にも取り組んでいる。



「本日はよろしくお願いします。実は、当社ではテレワークは意外と(?)古くて2008年から在宅勤務制度ができていました。でも、事由や回数の制限があって正直利用者は少なかったです。ところが、ここ数年で働き方改革の影響やオリパラ対応で、テレワークをもっと推奨しようという流れになりまして。制度利用しやすいように制限をゆるめて、社員の理解を得ながら浸透させていくはず…でした」

『しかし、半年間調査したところ、テレワークを一度でもやってみた社員はわずか三分の一だけ。それだけでなく、『出社しないとできない仕事がある』、『在宅勤務は非効率だ!』と否定的な意見がやる前から噴出。推奨するだけではテレワークは浸透しない。どうしたらいいものか…と悩んでいました。』
◆そんな矢先に起こったのが、新型コロナウィルスの爆発的な流行だったんですね。
「感染が広がり始めた2月末からはテレワークをどんどん推奨して、
・派遣社員も派遣元と交渉してテレワーク解禁
・出社しないといけない部署はシフト制
・在宅では仕事しづらい社員のために、社有社宅のうち、対応開始時点で空室となっていた一部の部屋を改装してサテライトオフィスを用意
などの対応で出社人数を徹底的に減らしました。
その後グループ内で感染者が出てしまったこともあって、4/7以降は原則在宅勤務になり、私も一ヶ月以上出社していません」

◆テレワーク未経験の社員が大多数を占めており、出社しないとできない仕事がある、という意見も出ていたそうですが、実際の出社率はどこまで下げられたのでしょう?
「緊急事態宣言中の、東京本社の出社率は4%でした。できそうにないと思っていたけれど、やってみたらできるんですよね。そして、在宅勤務を続ける中で課題や気づきを得ることができました。

①ITインフラへの投資
「もともとオリパラ期間中、あくまでも朝のピーク時出勤を3割減らせる程度のテレワーク環境しか準備していなかったので、ネットワークが繋がりにくいのは正直困っています。本気でテレワークするなら、それなりの投資が必要でしょう」

②ペーパーレスの推進
「請求書を貰ったり、印鑑を押したりするためだけに出社する人がいるのは問題ですよね」
帝人パワポ

③ITリテラシーの向上
「お恥ずかしいのですが、teamsやzoomなどのITツールを、こちらがお世話しないと使わない人がいるんですよね(苦笑)。ちょっと調べれば分かりそうなものでもやらないというか…」

④家で仕事できない、したくない人が意外に多い
「社宅を急きょ改装して造ったサテライトオフィスは、連日満席で予約が取れないほど盛況です。『公共交通機関を使わずに利用できるサテライトオフィスだけ使いなさい』と言っても都心のサテライトオフィスの利用は減っていないので、こっそり使っている社員もいるのでしょうね。そこまでしてでも使いたいんだなあ、と」
帝人社宅 
社宅のうち利用頻度が低く空室となっていた部屋を改装し、1拠点5席程のサテライトオフィスを作った同社。管理人は置かず、利用予約は既存の会議室予約システムを使い、鍵の受け渡しはキーボックスで行うなどシンプルな運用をしている。

⑤割り切りも必要
「会社としては、働く場所が変わっても同じアウトプットを出して欲しい。でも、ネットワークの問題もあって会社と同じ環境は用意できません。これは仕方がないと割り切って『社員と家族の安心と健康が最優先。できる限りの業務を行うものの、どうしても無理なら資格取得や自己研鑽でも良いから何かしらやってください』と公式に社内通達を出しました」

⑥他のみんなは何しているんだろう?
「繋がりが見えないので不安、どうマネジメントしたらいいか、などの悩みは多いですね」

「最後に…、少なくともオフィスワーカーは、Beforeコロナの状態には戻らないと感じています。
ですから、ペーパーレス化や、複数人参加のWeb会議を上手く進めるノウハウ共有や研修などこれから考えないといけないな、と。また、ちょうど良いあんばいの業務管理、進捗把握の仕方も何か考えたいです。監視は嫌ですが、遠隔だと無限に仕事しちゃう可能性、逆にサボってしまう可能性もあるので何かしらの防止策が必要ですね」

質疑応答

在宅勤務中の勤怠管理はどうする?

十川)参加者様から質問がチャットで寄せられていますので、お二方にお聞きしたいと思います。まず、在宅勤務中の勤怠管理はどうしていますか?
平戸)当社の場合は、パソコンの中に入っているアプリケーションで電源をON/OFFした時間のログを取っています。在宅だと何かと離席の頻度が多いと思うので、最初と最後が参考時間として表示され、それを参考に本人が働いた時間を入力する仕組みにしています。
十川)ログで残すのに加えて、本人が実働時間を入力しているんですね。

若手の教育が難しい

十川)「社歴の浅いメンバーや若手へのマネジメントや教育が遠隔では難しい」という質問が多いですね。
平戸)うーん、これは本当に難しくて、分散型ワークを始めて2年経ちますが一番解決しづらい課題です。もともと、新入社員や中途入社の社員は分散勤務の対象外にしていたくらいですから。原則在宅勤務になってから、他社さんでも多いと思いますがWEB研修はやっています。
若手のマネジメントも、コミュニケーションを取りたいと思う頻度が人によってバラバラなんですよね。毎日朝礼して自分を分かって欲しい人もいれば、毎日はつらいという人も正直いる。どれくらいのコミュニケーションや教える頻度、タイミングを希望するのか個々人にヒアリングして個別に対応するのが良いのかな、と個人的には思います。

テレワーク時代の営業はどうなる?

十川)次に、営業マンの働き方はどう変わっていくでしょう?
森上)そうですね。単に商品の紹介や情報のシェア主目的の営業活動は、動画やメールの送信に代わっていくのかなと思います。完全な飛び込み営業はつらくなりそうですよね。
当社もヘルスケア部門にMRがたくさんいますが訪問ができないでいます。でも、訪問して何をするかというと、基本は薬の紹介ですよね。それって動画やメール送信でもできなくはないわけで、じゃあ対面してまで伝えなきゃいけないことって何だろう?と考えて、それで一番良いやり方を打つように変わっていくんだろうと思います。
十川)今回、大勢の人がテレワークに慣れたはずですから、対面営業の要/不要をジャッジできる感覚は養われてきているかもしれませんね。
ウェビナーの様子

テレワークで残業は減った?

十川)それでは、最後の質問です。ずばり在宅期間中、残業時間は減りましたか?
森上)感覚値としては減っているように思います。在宅だから他の残業している人が見えないし、家庭の生活環境がすぐ近くにあるから時間が来たら「お、夕ごはんだな。仕事切り上げるか」というマインドになりやすい。裏付けはまだありませんが、感覚値では減ってますかね。
平戸)当社はあまり減ってなさそうです。若手なんかは、ドライに定時でパソコンの電源を切ってスッと終わりにできるようです。上司から帰りがけに声を掛けられることもないので(笑)。ただ、管理職は切れ目がなくて夜までやってしまう傾向があるようですね。
十川)分かります。調子よく仕事が捗っていると長時間やっちゃいますよね。実際のデータが気になる所です。

後編では、ディスカッションの様子を紹介します。

モデレーター紹介

株式会社ザイマックス
ジザイワーク事業部
十川咲

2015年ザイマックスグループ新卒入社。当初は同グループ会社のザイマックスインフォニスタにて賃貸仲介営業に携わっていたが、2016年に現部署へ。その後、主に会員化営業に従事しつつ拠点出店やセミナー企画なども担当。利用会員のテレワーク事情をヒアリングして得た様々なノウハウをセミナー等で積極的に発信も。

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