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「変わる!オフィスの在り方 公開座談会」のセミナーレポート

変わる!オフィスの在り方 ~2020年夏を控えて~

投稿日:2019-12-04

去る2019年10月24日、『公開座談会第3弾!~変わる!オフィスの在り方~』が登壇企業4社とZXY会員など約80名を招いて開催されました。
都心交通の大混雑が予想される2020年の夏、いつもと同じ働き方が難しくなる事態に備えてテレワークの導入を真剣に検討している企業様も多いのではないでしょうか。
今回はテレワーク先進企業4社をお招きして来年に向けた取り組みや、今年のテレワークデイズの参加リポートについて伺いました。

INDEX

スピーカー紹介

■ 株式会社リコー 人事本部 人事部 ダイバーシティ推進グループ  長瀬琢也様

リコーではオリンピック会期中の2週間、東京都大田区にある本社をクローズすることを決定。
その間本社で働く約2,000人の従業員は、自宅やサテライトオフィスで勤務する。
その為、本社クローズに向けたトライアルやテレワーク普及を現在急ピッチで進めている。

今でこそテレワークが浸透している同社だが、制度を始めた2016年当時は育児・介護者の利用が中心で、それ以外の利用は限定的であった。
そこで2018年からテレワークの利用条件を緩和したところ、その1年後には制度利用者が3,000人を超え、直近では5,500人もの従業員がリモートワーク制度を利用している。
在宅勤務以外にも自社サテライトオフィスを設置したり、ZXY(ジザイ)を活用したりと、働く場所と時間の選択肢を増やし社員がいきいきと働ける環境整備を進めている。


リコーの本社に併設されたサテライトオフィス(右)。サテライト&コラボレーションスペースを略して「サテコラ」と名付けた(左)

リコーグループの働き方改革事例はこちら→


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■ 富士通株式会社 東京オリンピック・パラリンピック推進本部 ホスピタリティ・ボランティア推進統括部部長 福竹主水様

同じ時間に集まって、同じ時間まで働くことが最も効率的であった時代の考え方から、制度や従業員の意識を変えるべく、部門横断プロジェクトを立ち上げ、「ICT・ファシリティ」、「制度・ルール」、「意識改革」を働き方改革の三本柱に据えて取り組んでいる。
2017年からはテレワーク勤務制度やサテライトオフィスの活用を強化。
社内ではテレワークに肯定的な意見が大多数を占め、今年のテレワークデイズでは「サテライトオフィスが満席で使えないので、もっと席数を増やして欲しい!」と嬉しい悲鳴も。

富士通株式会社の働き方改革事例はこちら→


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■ 株式会社KADOKAWA コンテンツ事業企画室室長 ファシリティマネジメント部部長 荒木俊一様

千代田区飯田橋にある自社ビルのほか都内6拠点にオフィスが点在しているが、2020年7月には1,000人規模の自社オフィスを含む一大カルチャー拠点「ところざわサクラタウン」を埼玉県所沢市東所沢に開業予定。
KADOKAWAのオフィスや書籍製造・物流工場だけでなく、美術館やホテル、商業施設などを擁する計画で、日本最大級のポップカルチャーの発信拠点として注目を集めている。
働き方改革の観点では、社員が自ら働く場所を選ぶABWを目指して取り組みをスタート。1年を掛けて2,000席のフリーアドレス化を部署単位で実施している。Wework(シェアオフィス)に編集部門を移転させるなど、思い切って場所を変えていくことで、働き方を変えようと取り組みを進めている。


2020年7月、埼玉県所沢市に開業予定の「ところざわサクラタウン」のイメージ図。所沢は池袋や新宿まで30~40分と都心へのアクセスが良好でありながら狭山丘陵の豊かな自然にも恵まれている。


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■ 株式会社日立アーバンインベストメント ビジネスサービス本部第一部アセットマネジメントグループ長 永井洋子様

日立グループの総務部門や不動産、ファシリティ関連業務を担う同社。
2017年にサテライトオフィスの利活用という取り組みをいち早くスタート、自社グループのサテライトオフィス「ビズテラス」を都心や郊外計6ヶ所にオープン。
自社オフィスと同レベルのインフラとセキュリティ環境が整ったビズテラスは、手ぶらで来てもすぐに仕事ができると従業員から好評だ。
設置当初は本当に使われるのか懐疑的な声もあったが、わずか2年半で拠点数、席数ともに倍増し10拠点306席まで拡大を続けている。
それでも満席状態が続き2018年からはZXY(ジザイ)の利用を開始。社員の通勤導線チェックやニーズ把握などのデータ蓄積し、首都圏を中心に多様な場所で働ける環境を整えつつある。


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通勤ストレスが業務効率に影響する?データでみる通勤時間と業務効率の関係

登壇企業の取り組み紹介の前に、ザイマックス不動産総合研究所石崎氏から首都圏で働く人々の通勤実態に関する調査結果が発表された。

はじめに、通勤ストレスが人々に与える影響について、首都圏オフィスワーカーの通勤時間(片道)は平均49分。通勤時間が長い人ほどストレスが高いことが明らかになった。(下図参照)



次に、居住地と通勤地をプロットした結果、同じ通勤時間であっても都心に通勤している人と郊外に通勤している人を比べると、前者の方がストレス度が高いことも分かった。(下図参照)


また、通勤ストレスが高いほど仕事や生活の満足度が下がる傾向にあるという。(下図参照)


また、通勤ストレスが仕事や生活だけでなくエンゲージメントにも影響を及ぼす事も分かった。
例えば、「勤務先に帰属意識を感じるか?」という問いに、通勤ストレスが高いグループは36%がYESと回答、一方、通勤ストレスが低いグループは高いグループよりも20ポイント上回る56%がYESと答えており、周囲と良い人間関係を築きながら楽しく働くことができている様子が分かる。(下図参照)
自分で働く場所を選べるようになると、必ずしも毎日同僚や上司と顔を合わせないことになるにもかかわらず、帰属意識が高いというのは意外な結果だ。


結論として、ストレスを感じる通勤時間のボーダーラインは片道45分未満
また、都心5区(千代田区、中央区、港区、新宿区、渋谷区)よりも郊外へ向かう通勤の方が通勤時間に関係なくストレスが低い傾向にあることが明らかになった。(下図参照)


最後に石崎氏は次のようにまとめた。
「これからますますABW(下図参照)の考え方が浸透していくはず。通勤ストレスの影響を考えると、オフィス内だけではなく、オフィスの外の環境においてもアクティビティごとに適切な場所を選んで働けることがフレキシブルワークの理想形だといえるでしょう。」


次章では、そんなフレキシブルワークを実践する4社の担当者に各社の取り組みを伺っていく。

先進企業に聞く!今年のテレワークデイズの取り組み サテライトオフィスをどう使った?

国や東京都は2020年東京オリンピックの開会式にあたる7/24を「テレワーク・デイ」と位置づけて、2017年からテレワークや時差出勤を推奨してきました。
今年も7/22から9/6まで約1か月間行われたテレワークデイズ。各社はどんな形で参加しどのような結果が得られたのでしょうか。

サテライトオフィスが足りない?

まず、富士通では重点取組地区(※)の28,000人に対してテレワークデイズ期間中に1週間連続でテレワークしてみる事を推奨した。
「結果的に、どこにいても仕事がしやすい営業職は何日間か連続でテレワークしてくれました。実際にコア日の7月24日には誰も出社していない部署もありました。」

他にも
・今年は台風や大雨での交通マヒが多かった分、テレワークの恩恵を多く受けることができた
・アウトプットを意識して計画的に業務ができた
などポジティブな意見がある一方で、
・本店である川崎の開発職では実施人数が少なかった
・職場によりテレワーク活用の温度差があり、テレワークに否定的な上司もいる
など、今後の課題も見えてきた。
※重点取組地区:東京都は、東京オリンピック・パラリンピックで予想される鉄道・道路の深刻な混雑に対して特に対策が必要とされる都心16地区を重点取組地区に指定。該当エリアの住民や企業に対応を求めている。

富士通ではグループ全従業員が使える「F3rd(エフサード)」と名付けた自社のサテライトオフィスを2017年から各地に設けている。
「弊社では社内事業所間の出張が多いので、各事業所内への出張者向けサテライトオフィス構築を推進しました。」


しかし、外回りの多い営業マンには使い勝手が良くなかったようだ。
自分の会社の事業拠点にサテライトオフィスがあっても使う機会がない、と言われてしまいました。都内を転々と移動する営業マンは確かにそうですよね。
そこで、F3rdと同レベルのセキュリティ基準をクリアしているZXY(ジザイ)を利用することにしたんです。」
営業マンの反応は上々。
移動時間が減った分、新規案件に時間を割けるようになった
出張先のサテライトオフィスで仕事してから直帰できる
など好意的な声が聞かれるようになった。

F3rdの稼働率も年々上がっており、2019年度中に全国20拠点1,000席を目標に増設中。
「いくら増やしても足りないとしか言われない。」と福竹氏は苦笑い。担当者には頭の痛い問題だが、社内にテレワークが浸透してきた証拠とも言えるだろう。

席数を増やすだけでなく運営強化にも努めている。
これまでの総務には利用者目線が足りなかった。そこで、F3rd利用者の意見を吸い上げようと若手を中心としたカジュアルミーティングの定期開催をスタートさせました。」
若手社員の声を積極的に取り入れた新たなチャレンジが始まっている。


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テレワーク中のマネジメントには課題も

リコーでは「1ヶ月のテレワークデイズ期間中5日以上はテレワークをやりましょう。」と呼びかけた結果、1日でもテレワークをした人は従業員の約半数にあたる約5,000名に達した。
しかし、全員がテレワークをしてしまったらマネジメントする側が大変にならないだろうか?
「弊社はテレワークの前に利用登録という形で、その人がテレワークできる人かどうかを上長が見極めてから利用してもらっています。」
離れていてもしっかり働けるメンバーだけにテレワークを認めているので、マネージャーは信頼して業務を任せられるのだ。
だからといって、完全にメンバー任せというわけではない。
業務の開始/終了時に、今日はこういう事をやる/やったという簡単な報告はしてもらいます。でもリモートワーク制度を始めた時はタイムスケジュールまで細かく書かせていたんですよ。何時から何時までこれやります、とか、実績報告として上司への成果物確認まで求めていました。
でも、テレワークする時にだけそこまで細かく報告をさせるのはおかしいですし、工数も増えます。適切なマネジメントレベルに調整しました。」
確かに、オフィスに出社しているメンバーにそこまで細かい報告を求めることはないのに、テレワークだからといって要求するのはおかしな話だ。

これには会場からも共感の声があがった。テレワーク検討中のとある企業は、
テレワークをするならスケジュール管理をキッチリした上で成果物まで出させるように、と役員から言われている
そんな事をしても形骸化するだけだ、と上司が役員に反対してくれているが…。帰ったらリコーさんの事例を社内でぜひ共有したい。」
と感想を述べた。


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ルーズになっている所は人事側が引きしめて

部署や従業員の自律性に委ねてはいるものの、中にはルーズになってるところも出てきている、と長瀬氏は明かしてくれた。
「例えば、簡単な報告といっても報告内容のガイドを出したり、報告時に活用できるフォーマットを共有したりしています。離れて働くとプロセスをずっと見ている事はできないのでアウトプットで管理評価していくことは、双方どうしても変わらないといけません。
来年は2週間テレワークが続くので、しっかりアウトプット管理、マネジメントができるように今は実践・検証を繰り返しています。」


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キーパーソンであるマネージャー陣への啓蒙に注力

リコーでは働き方変革のキーパーソンでもあるマネージャーに対して意識改革などの支援にも取り組んでいる
「マネージャーの意識改革のためにマネージャー向けのワークショップや、1on1ミーティングといって、上司とメンバーが1対1で対話する時間を週1回30分ほど取るように推奨しています。
その中でテレワークの話がおのずと出ますし、テレワーク中の不具合等も確認できています。」
更に、新しい働き方の推進についてマネージャー自らが宣言する取り組みも行っている。
「クールボス宣言といって、部門長自らが働き方変革をよく理解し実践すること、メンバーに浸透させることを宣言する取り組みがあります。その中で、会議や報告は全部リモートで良いです、などテレワーク実施について具体的なことを明文化してくれる部門長もいます。」
少しずつマネージャー層の意識が変わってきていることを肌で感じているそうだ。


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リゾートワークなど10個の“テレワーク体験メニュー”を提供

KADOKAWAでは、まずはテレワークデイズに参加してもらうために10個もの企画を立ち上げて、「どれでもいいので参加してほしい」と従業員に呼びかけた
「サテライトオフィス利用体験」「子連れワーク体験」「在宅勤務体験」など一般的な体験メニューのほか、旅行中にテレワークを行う「ワーケーション体験」や、いつもは経費で落ちないカフェでのソロワークもテレワークデイズ期間中だけは経費として認める「カフェワーク体験」など心理的ハードルの低いものも用意した。

1泊2日のリゾートワーク体験には2チームと副社長が参加しました。長野県茅野市の自然や温泉を楽しみつつ、日中は現地のコワーキングスペースでがっつりチームミーティングをするなど有意義に過ごせたようです。参加したのは日ごろから個々にテレワークをしているチームだったので、全員が一緒にいる時間が減ってくるなか、今回のように長時間 フェイストゥフェイスの話し合いができたのは良かったようですね。」
最近では地方自治体がテレワークを誘致するケースも増えている。
「お試しテレワーク体験では、企業誘致を進める静岡市がテレワークをしながら現地滞在する企画に参加しました。市内のシェアオフィスの利用料や交通費、宿泊費を同市が負担してくれるんですよ。」


長野県が進める「信州リゾートテレワーク」の総合案内HP(左)と同県茅野市にあるコワーキングスペース「ワークラボ八ヶ岳」(右)

実施人数が多かったのは、やはり在宅勤務やサテライトオフィス体験。
また、お盆の帰省時期とタイミングが重なったこともあり「ふるさとワーク体験。」は特に好評だった。
実家でテレワーク(社員にはポケットWi-Fiを貸与)することで実家に長期滞在できるだけでなく、将来的に親の介護が必要になった時に、実家に引っ越して介護と仕事を両立できるイメージが持てたという意見もあったという。
介護離職防止の一助になるかもしれない副次的効果も思いがけず生まれたようだ。

KADOKAWAがテレワークデイズ後に集計したアンケートによれば、80%が生産性の向上を実感。
そして、ワークライフバランス向上に繋がるとの回答は96%にものぼった。(下図参照)



他にも、
・ZXYの品川と赤羽にあるキッズスペースが便利だった
社内のフリーアドレス化に懐疑的だったがテレワークをやってみて抵抗がなくなった
など、80~90%から肯定的な意見を得られた一方で、
・コミュニケーションが減る
・PC持ち歩くのが面倒
という課題も見えてきたが、「解決可能な課題だろう。とりあえずやってみることが大事。」と荒木氏は力強く語った。

ここで、テレワークのコストに関して会場から質問が出た。
「ZXYを使ってテレワークをしているが社員の利用があまり進まない。理由は、良くも悪くもコスト意識が高すぎる社員が多く『サテライトオフィスを使う以上、利用料を上回るコストメリットがないとダメじゃない?』という雰囲気があるから。サテライトオフィスを使うにあたって固定席を減らす等、コスト削減した事があれば教えてください。」
これに対してKADOKAWA荒木氏は「短期的にそこを求めてしまうと厳しいと思いますが、例えば弊社では東所沢に1,000人規模のワークプレイスを新設するにあたって都心の賃貸ビルを一部解約しました。自由に働けることをまずは体験してもらえれば、更に賃貸ビルを解約してコストダウン可能になっていくと見越しています。」と答えた。


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テレワークに不向きな職種をどうするのか?

日立製作所としてテレワークデイズに参加するのは今年で既に3回目、最終的には2週間で約16,000人が参加した。
集計の結果、1人あたり約100分の通勤時間が削減でき浮いた時間を家事や仕事の効率化に充てられて良かったという意見が多く寄せられた。
ただし、5割強の社員が「集中して仕事できたのでよかった」などテレワークにポジティブな印象を抱く一方で、4割は未だに「どちらともいえない」と回答している。
設計職やアシスタント職など、テレワークに馴染づらい職種の社員をどうやってすくい上げていくのか、新たな課題である。

テレワークに不向きな職種の扱いについては、会場からも質問が飛んだ。
「クリエイターや開発職が多く、テレワークに難航が予想される。難しい職種でも『こんなケースだとテレワークが有効だよ』というような社内セールストークがあれば教えてください。」
この質問に対して富士通の福竹氏は、
「弊社ではテレワーク用にシンクライアント端末(ハードディスクが付いてない軽いPC)を配ってるんですがスペックが追い付かなくてSEは十分な作業ができないのが正直な所です。
ただ、ちょっとした事務作業とかわざわざ会社に行かずともできる軽作業ならできる、実体験でこういう作業ならできるという意見が出てきていますので、私たちが吸い上げて開発職やSEに共有する、というのを今やっています
できないことはできないっていうのがあるので、そこはオフィス環境側でどう変えていくかっていうのを考えてあげなきゃいけないと思ってるのが正直な所です。」と回答した。


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都心の通勤がツラい!テレワークでどうしのぐ?

来年夏の交通混雑回避を目的に国が設定した重点取組地区では、都心オフィスエリアの大部分が対象になっています。
当該エリアの企業には時差出勤やテレワークが要望されていますが、登壇企業の皆さんは具体的にどんな対策をする予定なのでしょうか?

テレワークに不向きな業務フローがあれば再構築を促す

本社を原則出社禁止にして2週間のテレワークを基本方針としているリコー。
7~8割の従業員は問題ないと回答している一方、不安視する声もあるそうだが、どのような対応をしているのだろう?
「対策のひとつとして、今の仕事のやり方を見直してテレワークでも行えるよう業務改革を進めています
例えば、『経費精算が立て込む月末月初とクローズ期間がかぶるので困る』という話がありますが、その為に1日出社するのではなく、できる限り皆さんがテレワークできる方向で考えています。紙の申請書類がネックになっているならば電子のワークフローに変えるとか。」


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派遣社員や役員も在宅勤務するのか?

派遣社員も同様に在宅勤務をするのか、会場からは質問が投げかけられた。
「実際に在宅勤務が実施できるように派遣元会社とも覚書を交わしています。業務にもよるが、在宅勤務できるなら実際にやってもらいます。」とリコーの長瀬氏。
派遣会社の反応はどうだったのだろう?
「8社中2社くらいはまだ待って欲しい、と言われていますが、大手派遣会社を中心に3~4社はウェルカムな反応で、むしろ先方で契約書を準備してくれているケースもありました。現時点では厳しいという派遣社員も数名いるので交渉を続けていきます。」と長瀬氏は回答した。
役員や秘書も例外ではなく、社員と同様に在宅勤務や他の事業所に行って働くよう求める。
リコーではいよいよ初の本社クローズ実験が始まろうとしている。来年に入ってからも1~2ヶ月おきに一斉リモートワークの実践・検証を続けていくそうだ。


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オリンピック終了後、新しい働き方が定着すると期待している

富士通では、オリンピック期間中も2019年度のテレワークデイズと同じく、時差出勤と夏季休暇を上手く併用して極力都心への流入を防ぐのが全体方針だ。
単にテレワークを推奨するだけではなく、業種ごとにワーキンググループを立ち上げて具体的な話し合いを始めている。
「都心に入らず、かつ、お客様に迷惑をかけないように仕事を続けるにはどうすればよいか、検討していく中で新しい働き方が出て定着していくのではないでしょうか。」
福竹氏のビジョンはオリンピック終了後にすでに向けられていた。


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まとめ

座談会を終えて

今回は、テレワークの導入段階から一歩進んで、テレワークが社内に浸透した後に出てくる課題について踏み込んだ所までお話していただきました。
サテライトオフィス不足や社内対応など、想定事例として役立つお話も多かったのではないでしょうか。
来年の夏まで残された時間はあとわずか。他社の事例やザイマックス不動産総合研究所の調査報告も参考にしながらフレキシブルワークへの転換期を乗り切っていただければと思います。


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進化系マンスリーオフィス「ZXY Monthly」のご紹介

座談会の最後に、ZXYの一区画を専用のオフィスとして1ヶ月単位で使える新しいサービス「ZXY Monthly」をご紹介しました。


自社でサテライトオフィスを開設・運営するのは大変ですが、ZXY MonthlyならばZXY全拠点のネットワークを使いながら、貴社だけのサテライトオフィスとして利用できます。
通常のオフィスのような賃貸借契約は不要。利用契約を結ぶだけなので導入ハードルが低いのも特長です。
ZXY Monthlyの詳細はこちらをご覧くださいませ。→


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